Tutoriel

Organisation de la plateforme

RAVY est structuré en 3 éléments principaux, tous accessibles depuis la barre de navigation située à gauche de l'écran (en bas de l'écran sur téléphone). Cette barre vous permet d'accéder à toutes les catégories principales du logiciel.

Inscription

Lors de votre inscription, choisissez un abonnement ou bénéficiez d'un essai gratuit. Vos informations personnelles, vos mots de passe et les informations concernant votre établissement sont accessibles et modifiables dans l'onglet "Paramètres" de notre web app.

Si vous souhaitez modifier ou supprimer votre abonnement, accédez à vos factures, modifiez vos informations de paiement, rendez-vous dans l'onglet "Paramètres" puis cliquez sur “Abonnement”, puis "Gérez mon abonnement".

Si vous rencontrez une erreur lors de l'utilisation de notre plateforme, n'hésitez pas à cliquer sur "Aide". Nous vous redirigerons vers une page dédiée contenant une FAQ, un centre d'aide et les coordonnées de notre équipe pour vous venir en aide le plus rapidement possible.

Déposer une facture

Rendez-vous dans l’onglet “Facture” de votre espace utilisateur et cliquez sur “Déposer une facture”. Chargez votre fichier puis cliquez sur “Importer” pour l’ajouter à votre espace.

Vous pouvez charger des fichiers aux formats PNG, JPEG, PDF et TXT. La taille maximale autorisée est de 2 Go, largement suffisante pour des factures. Si votre format de facture est différent, envoyez-nous un email avec la facture en pièce jointe pour que nous l'ajoutions pour vous.

Analyser une facture

Une fois votre facture dans l’espace “Facture en attente d’analyse”, cliquez sur “Analyser”. L’analyse dure environ 15 à 30 secondes. Si vous quittez la page ou si l’analyse échoue, la facture reviendra automatiquement dans l’espace d’attente.

Vous pouvez annuler une analyse en cours en cliquant sur “Annuler l’analyse en cours”.

Gérez les analyses

Seule une analyse à la fois est possible. Après chaque analyse, les résultats s'afficheront sous “Résultat de l’analyse”.

Vous pouvez refuser le résultat en cliquant sur l’icône poubelle ou l’accepter et le valider pour que les données soient intégrées à votre espace..

Consultation et modification de la facture

• Consultation : Pour voir une facture, cliquez sur son image réduite. Cela ouvrira une nouvelle page sur votre ordinateur où la facture sera affichée en grand format.
• Détail de la facture : Pour voir les détails d'une facture, cliquez sur la bande contenant les informations de la facture. Un popup apparaîtra, montrant les données extraites telles que le fournisseur, les articles contenus dans la facture, ainsi que les informations financières.
• Modification des données financières : Pour modifier les informations financières de la facture (HT, TTC, et TVA), cliquez sur le stylo à côté de "Données financières". Un nouveau popup s'ouvrira, vous permettant de mettre à jour ces valeurs.

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En cas de problème ou pour obtenir de l’aide, cliquez sur "Aide" pour accéder à notre FAQ, notre centre d'aide, ou pour contacter notre équipe support.

Créer des recettes

L'un des éléments les plus importants et utiles de notre solution est la possibilité de créer vos propres recettes. Cela vous permet de suivre l'évolution de vos coûts d'achat et de vos marges.

Création

Pour commencer la création d'une recette, naviguez jusqu'à l'onglet "Recette" dans votre interface utilisateur. Vous y trouverez toutes vos factures précédemment créées, que vous pouvez modifier et consulter pour certaines informations, et vous pourrez également créer de nouvelles recettes.

Catégories et Sous-catégories

Avant d'accéder au popup de création de recette, vous devez sélectionner une catégorie et une sous-catégorie pour votre recette, et lui attribuer un nom. Voici un aperçu des catégories disponibles :

Si vous avez besoin d'ajouter des catégories ou des sous-catégories, contactez-nous pour intégrer vos suggestions.

Après avoir choisi la catégorie et la sous-catégorie, indiquez le nom de la recette, par exemple "Blanquette de Veau".

Cliquez ensuite sur "Créer" pour ouvrir le popup de création.

Popup création de recette

La fenêtre de création de recette est divisée en trois zones principales :

• Zone 1 (à gauche) : Affiche tous les ingrédients de votre recette avec des informations telles que la perte, la quantité utilisée, et leur coût d'achat.
• Zone 2 (en haut à droite) : C'est ici que vous ajoutez des ingrédients à votre recette. Vous pouvez configurer des ingrédients, des sous-recettes et d'autres éléments qui composeront votre recette finale.
• Zone 3 (en bas à droite) : Contient les informations financières de la recette, où vous indiquerez le prix de vente pour une portion, la TVA applicable, et le nombre de portions que la recette permet de réaliser.

Nous vous prévenons que vous ne pourrez utiliser le module de création et de modification de la recette que sur les écrans ayant une largeur minimale de 750px, c'est-à-dire sur les tablettes et les ordinateurs, pour assurer une bonne expérience utilisateur.

Les ingrédients à rajouter

En élaborant votre recette, vous pouvez ajouter, enlever et modifier des ingrédients. Il y a 3 catégories que vous pouvez ajuster.

1. Ajouter un produit

Les produits proviennent directement des factures que vous avez importées. Commencez par sélectionner le fournisseur du produit, puis recherchez le produit spécifique que vous souhaitez inclure dans votre recette. Vous devrez ensuite indiquer la quantité requise pour la recette. Assurez-vous d'exprimer cette quantité dans l'unité appropriée (par exemple, KG, L, Boîte, etc.).

Si l'unité du produit n'apparaît pas clairement, vous pouvez consulter une facture où cette unité est mentionnée en cliquant sur le symbole "i".

Enfin, indiquez la perte en pourcentage qui résulte de la transformation de cet ingrédient. Par exemple, si vous avez besoin de 300 grammes de viande finie dans l'assiette et que 10% du produit brut est perdu durant la préparation (ébats, gras, etc.), indiquez 300 dans “quantité” et 10 dans “perte”, nous calculerons les couts sur une base de 330g de viande.

2. Ajouter une sous-recette

Cette option vous permet d'intégrer une recette existante, telle que "Mayonnaise", en tant qu'ingrédient d'une autre recette, par exemple "Steak Frites".

Cette méthode permet de prendre en compte tous les ingrédients de la sous-recette "Mayonnaise" sans avoir à les saisir de nouveau.

Vous spécifierez le nombre de portions de cette sous-recette qui sera utilisé dans votre recette principale, puis validez pour l'ajouter.

3. Autres

Vous pouvez ajouter à votre recette des coûts non liés directement aux produits des factures, comme le coût des serviettes, de l'énergie ou de la masse salariale.

Ces éléments sont ajoutés manuellement et le montant associé reste fixe, car il n'est pas lié à des factures et ne varie donc pas avec le temps.

Recettes "non-vendables"

Si votre recette sert uniquement de préparation pour d'autres recettes et n'est pas vendue directement aux clients (par exemple, une "Pâte sablée" pour une "Tarte aux pommes"), cochez "Cette recette n'est pas à vendre". Cela permet de suivre uniquement les coûts d'achat et non la marge.

Données financières

Dans la zone 3, vous devez entrer le prix de vente TTC pour une seule portion, la TVA applicable, et le nombre de portions que la recette permet de préparer.

Si la recette est destinée à une seule assiette, indiquez "1" pour les portions; si elle permet de réaliser 20 plats du jour, notez "20", ce qui permet de diviser le coût total de la recette par le nombre de portions pour calculer précisément vos marges.

En cas de problème ou pour obtenir de l’aide, cliquez sur "Aide" pour accéder à notre FAQ, notre centre d'aide, ou pour contacter notre équipe support.